Implantées depuis plus de 400 ans au cœur des Alpes dans la région grenobloise, les Papeteries de Vizille concentrent leurs savoir-faire sur deux activités distinctes :
la production de papiers de spécialité et la fabrication de sacs krafts.
Présents en France comme à l’international, nous fabriquons du papier offrant un large choix de caractéristiques techniques (teintes, grammages, filigranes ou barrières).
Expert dans ce domaine avec une production annuelle de 25 000 tonnes de papier, nous intervenons sur les marchés de l’édition, du luxe, des ingraissables alimentaires, du papier de haute sécurité et enfin de la bande à joint pour la construction.
Également spécialiste dans la fabrication de sacs krafts de moyenne et grande contenance, nous proposons des solutions adaptées aux besoins de nos clients, comme des sacs sur-mesure, bénéficiant par exemple de dispositifs d’ouverture spécifiques. Incontournable sur les marchés industriels, tels que la construction (ciments, enduits, plâtre), l’alimentation (farine, sucres, pommes de terre), les semences et les minéraux, nous accompagnons chacun de nos clients dans leur projet.
Appartenant au groupe familial français Vicat depuis 1984, et soucieux de préserver l’environnement, nous sommes engagés depuis des années dans un programme de développement durable afin de produire des papiers toujours plus écoresponsables.
Nous recherchons un.e Assistant ADV pour venir rejoindre notre équipe Commerciale.
Le poste est rattaché à la Responsable ADV.
Nous proposons les missions suivantes :
· Accueil téléphonique des clients
o Prise de commandes
o Renseignements des délais et fabrications prévues
o Remise de prix aux clients de la distribution : propose avec l’aide de l’historique, valide avec le commercial quand il s’agit de demandes spécifiques,
o Informations des rendements de fabrication
o Confirmation des délais ou annonce de risque de retard
· Identification des clients et produits nouveaux
o Validation des informations clients / création fiches clients dans les systèmes et mises à jour,
o Vérification du crédit accordé au client, information du risque au commercial,
o Création des codes articles nouveaux
· Enregistrement des commandes dans les systèmes d’informations
o Saisie dans SAP des commandes, envoi des AR
o Transmission des commandes au planning au fur et à mesure des réceptions chaque jour,
o Saisie des informations principales de commandes dans le fichier client
· Vérifie en permanence les stocks existants et les produits pouvant être proposés avant de lancer en fabrication
· Production des listes de colisage du façonnage pour l’export.
· Suivi des stocks clients
o Tenue sous excel des stocks de certains clients,
o Information aux clients
o Relance en fabrication quand stock mini atteint, selon les clients
· Gestion des échantillons
o Préparation des demandes d’échantillons plus grands que les A3/ A4 : recherche des papiers dans les stocks, demande de coupe au façonnage, organiser l’envoi chez le client, saisie d’une commande d’échantillon dans SAP.
· Gestion administrative des non-conformités produits à partir des informations du service Qualité
o Informations à collecter auprès du client (souvent par téléphone),
o Constitution du dossier pour la qualité (quel N° de fab ? N° d’AR ?)
o Organisation de la récupération de la marchandise si besoin
o Indemnisation du client (avoir à émettre, indemnités)
o Gestion de la commande de remplacement
· Gestion de l’assurance-crédit
o Ouvrir le compte pour tout nouveau client chez les organismes assureurs avant l’enregistrement de la 1ère commande,
o Tenir informés les commerciaux des risques vis-à-vis du client
o Suivre les retards de paiement clients et s’assurer que l’encours autorisé n’est pas dépassé par l’enregistrement de nouvelles commandes
o Gestion d’éventuels contentieux avec le crédit clients Groupe
o Identification des créances douteuses pour informer la comptabilité
· Gestion des crédits documentaires
o Gestion des différentes options selon les clients, les organismes financiers
o Suivre très précisément les demandes de documents
· Gestion du suivi documentaire des expéditions à l’exportation (contact avec la CCI via internet pour générer les certificats d’origine), mise en place des containers pour export maritime
· Archivage des données liées aux commandes/ factures
Formation commerciale type BAC +2
Anglais courant
Idéalement trilingue (allemand)
Expérience en relations commerciales > 5 ans
• Comprendre les besoins clients et les interpréter afin de suivre la gestion des commandes et transmettre les informations au planning (précision des informations, degré d’urgence à identifier),
• Maîtriser les outils informatiques (SAP impérativement, Excel, Outlook)
• Maitrise des techniques du commerce international (INCOTERMS, crédits documentaires, cautions bancaires, notions en douane export)
• Connaissances comptables permettant de suivre le crédit client, les encours et gérer les risques de dépassement des couvertures
• Connaissance des produits nouveaux, des contraintes de fabrication
Aptitudes comportementales requises
• Etre organisé, rigoureux
• Avoir une aisance relationnelle
• Dynamique, capacité de gérer des demandes soudaines / changements
• Capable de gérer les demandes exigeantes et urgentes des clients / commerciaux (infos de retard par exemple)
