Responsable adjoint(e) Flotte Pôle Mobilité (H/F)

A propos de Vicat

Groupe industriel international, Vicat est une entreprise familiale française créée il y a près de 165 ans dans la lignée de Louis Vicat, inventeur du ciment artificiel en 1817.

Tourné vers l’avenir, Vicat développe une offre performante de matériaux, produits et services adaptée à l’évolution des métiers de la construction.

Cimenteries, carrières de granulats, centrales à béton, usines de produits de second œuvre, économie circulaire… partout où il est implanté, le Groupe s’attache au développement des territoires, de l’emploi local et au respect de l’environnement.

Grâce à l’expertise technique, à l’engagement et à la passion des équipes, Vicat cultive au quotidien des relations de confiance avec ses clients et partenaires.

Contribuer aux évolutions dans l’art de construire, tel est l’objectif de Vicat tous les jours, sur tous les projets et tous les terrains.

Acteur reconnu de la transition énergétique et solidaire, et de l’économie circulaire, le Groupe agit pour un développement durable par des actions concrètes : axer notre R&D autour de la réduction de notre bilan carbone, diminuer nos consommations d’énergies, adopter une démarche d’économie circulaire et préserver la biodiversité sur nos lieux d’implantation.

La société VF2S est un centre de services partagés pour la France regroupant les activités administratives et comptables, le contrôle de gestion, la paie, l’administration du personnel et les services généraux du site de l’Isle d’Abeau.
Les départements administratifs et comptables emploient 80 personnes environ et couvrent les domaines de la comptabilité générale, la maitrise d’ouvrage finance, les comptabilités auxiliaires fournisseur et client, le crédit client, la trésorerie, la comptabilité bancaire et une activité de facturation.

Description de la mission

Gestion administrative des véhicules Locations longues durées :

Préparation des nouveaux dossiers de mise à disposition des véhicules : memo conducteur par mail, assurance , cde cartes total + envoi +info CDG / Assurance (base fichier excel et publipostage emailing)
Réception des BL/PVR et rapprochement avec les dossiers
Enregistrement des nouveaux véhicules dans le logiciel SIP2
Enregistrement des restitutions de véhicules + info loueurs et CDG, Compta et assurance
Gestion du planning de restitution
Relance mail auprès des conducteurs pour obtention des documents (BL, PVR, AR)
Modifications de contrat : validations des offres après vérification avec coordinatrice, envoi au loueur, Enregistrement dans SIP2
Gestion des transferts : enregistrement des nouveaux conducteur, réalisation des memos et envoi par mail aux collaborateurs + info loueurs et CDG, Compta et assurance
Commandes et suppression des cartes total liées aux véhicules : affectation, transferts, restitution

Gestion administrative des véhicules en Location Moyenne Durée

Prise en charge des demandes de LMD
Enregistrement des livraisons et des restitutions dans le fichier de suivi
Réalisation des mémos conducteurs pour les locations moyennes durée (base fichier excel et publipostage emailing)

Gestion des contraventions :

Réception des contraventions
Identification conducteurs
Enregistrement dans un fichier excel pour reporting
Mail de notification aux collaborateurs + demande identification du permis de conduire
Désignation auprès des services de l’antai
Courrier de requête en LRAR si nécessaire
Suivi des litiges contraventions
Connaissance du cadre réglementaire

Gestion de l’autopartage du site :

Réception des demandes, validation des disponibilités, confirmation par email
Indication du fonctionnement de véhicules
Vérification des véhicules (thermiques et électriques) signalement des anomalies et prise de RDV si nécessité entretien, pneus en coordination avec le chauffeur du Groupe

Gestion des badges des véhicules de flotte : gestion excel des badges , commandes, envoi, + info compta

Renseignements des collaborateurs, comptables et CDG sur question flotte.

Profil

Bac + 2 gestion / assistant manager

Adaptabilité à l’évolution des outils bureautiques (Bonne maîtrise du Pack Office)
Autonomie, prise d'initiatives, discernement
Application et respect des consignes
Organisation : planification des activités en tenant compte des contraintes et des échéances
Travail en équipe

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